Si eres administrador de Microsoft SharePoint en tu organización, es probable que hayas recibido alertas indicando que el espacio disponible está llegando a su límite. Esta situación puede afectar el rendimiento, la colaboración y, eventualmente, impedir la subida de nuevos archivos.
Antes de invertir en más espacio de SharePoint (que suele ser notablemente caro), te compartimos algunas estrategias inteligentes para optimizar el uso actual y archivar de forma eficiente sin perder acceso a la información.
Limpieza de Contenidos Inactivos
Revisa documentos que:
- No se han modificado en más de 12-24 meses
- Son duplicados (herramientas como SharePoint Storage Reports pueden ayudar)
- Ya no son necesarios (borradores, versiones obsoletas, archivos temporales)
Consejo: Programa revisiones trimestrales para mantener el espacio bajo control.
Limitar Versiones Antiguas
SharePoint guarda múltiples versiones de cada archivo. A menos que sea estrictamente necesario, se recomienda:
- Conservar solo las últimas 5 versiones (esto puede liberar hasta un 30% de espacio en algunas bibliotecas).
- Ajustar la configuración de historial de versiones en la biblioteca de documentos.
Archivar Proyectos Cerrados
Los proyectos finalizados siguen siendo importantes, pero no necesitan ocupar espacio en tu SharePoint principal. Algunas opciones eficientes:
- Azure Blob Storage o almacenamientos de terceros como Dropbox (más económico para grandes volúmenes).
- OneDrive de algún usuario (ideal para documentos históricos con acceso restringido).
- Bibliotecas de solo lectura (para documentos consultados ocasionalmente).
- Comprimir en ZIP archivos poco consultados (reduce espacio sin perder acceso).
El acceso seguirá disponible mediante un buscador o índice interno.
Automatización con Power Automate
Reducir el trabajo manual es clave. Con Power Automate, puedes automatizar:
- Detección de archivos inactivos (por antigüedad o falta de uso).
- Traslado a archivos históricos (sin intervención manual).
- Notificaciones automáticas antes del archivo (para evitar pérdidas accidentales).
Esto mantendrá tu entorno limpio, eficiente y sin esfuerzo adicional.
Mejores Prácticas de Almacenamiento
Para evitar futuros problemas de espacio, sigue estas recomendaciones:
- Subir solo lo necesario (evita archivos temporales o personales).
- Usar carpetas de proyecto activas, no personales.
- Borrar borradores que ya no se utilizan.
- Comprimir archivos grandes antes de subirlos.
Conclusión
Optimizar el espacio en SharePoint no solo mejora el rendimiento, sino que también ahorra costos en almacenamiento adicional. Con estas estrategias, podrás mantener tu entorno organizado, eficiente y sin perder acceso a información crítica.
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