Cómo habilitar el buzón de archivo Exchange Online y forzar su iniciado
¿Te aparece un mensaje de advertencia de que te has quedado sin espacio en el buzón de correo? Si eres usuario de Exchange Online, puedes obtener un espacio de almacenamiento adicional en tu buzón a través de los llamados «buzones de archivo». Este tipo de buzón debe habilitarlo un usuario con rol de Administración de Exchange, por lo que quizá necesites solicitarlo a quien disponga de esos permisos en tu organización.
Un buzón de archivo es un buzón especial que, una vez activado, aparece junto a las carpetas de tu buzón principal y a dónde puedes acceder de la misma manera que accedes al resto de buzones, con las mismas características de cumplimiento, como la búsqueda de contenido en el centro de cumplimiento de Microsoft 365, la retención de MS365 y la suspensión legal. Los mensajes se mueven al buzón de archivo siguiendo la directiva de retención predeterminada de Exchange desde la administración de registros de mensajería (MRM). Esta directiva predeterminada se puede personalizar con etiquetas de retención en función de lo que establezca la organización.
El
archivado en Microsoft 365 (o «archivado local») se puede habilitar utilizando el
Centro de Administración de Exchange o, bien, como haremos en este caso, a través de PowerShell. Si es la primera vez que utilizas PowerShell, primero asegúrate de que tienes instalada esta aplicación en tu equipo. Después, descarga y ejecuta el módulo de
Powershell.
¿Qué es el Buzón de Archivo en Exchange Online?
El buzón de archivo (Archive Mailbox) es un buzón secundario que permite:
- Almacenar correos antiguos sin ocupar espacio en el buzón principal.
- Cumplir políticas de retención (ej: normativas legales o corporativas).
- Mejorar el rendimiento de Outlook al reducir el tamaño del buzón activo.
Habilitar el Buzón de Archivo desde el Centro de Administración
- Inicia sesión en el Centro de Administración de Exchange.
- Ve a "Destinatarios" → "Buzones".
- Selecciona el usuario y haz clic en "Habilitar buzón de archivo".
- Confirma la acción y espera unos minutos para que se active.
🔹 Nota: El buzón de archivo puede tardar hasta 24 horas en aparecer en Outlook.
Habilitar el Buzón de Archivo y forzar el inicio del archivado desde PowerShell
Ejecutar el siguiente comando para habilitar el buzón de archivo para un único usuario:
- Enable-Mailbox -Identity usuario@organizacion.com -Archive
- Get-mailbox usuario@organizacion.com | ft Displayname,Archive*Quota,AutoexpandingArchiveEnabled
#Muestra información del estado del buzón
Ejecutar el siguiente comando para habilitar el buzón de archivo para toda la organización:
- Get-Mailbox -Filter {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | Enable-Mailbox -Archive
Cómo forzar el inicio del archivado en línea en los correos electrónicos de Microsoft 365
Una vez realizado el proceso de habilitación de buzones de usuarios de Office 365, puede darse el caso que no se inicie inmediatamente. La directiva de retención puede tardar hasta 7 días en iniciarse, según las características del buzón. Sin embargo, podemos forzar este inicio para que el proceso sea más ágil. Para forzar el inicio de archivado de un sólo usuario:
- Start-ManagedFolderAssistant -Identity usuario@organización.com
Verificar que está funcionando el archivado del buzón
Una vez ejecutado el proceso anterior, espera unos minutos. Puedes comprobar su progreso iniciando una sesión en Outlook Web Access (OWA) y comprobar el buzón de archivo local que aparece en el lado izquierdo. Si eres administrador, puedes ver el proceso desde el centro de administración de Exchange > Buzones > escoge el buzón de usuario > Administrar el archivo del buzón. Otra opción, es ejecutar el siguiente comando varias veces y verás como disminuye el tamaño del buzón principal mientras que el buzón de archivado va aumentando:
- get-mailboxstatistics -identity usuario@organizacion.com | ft Displayname,totalitemsize, *archi*
#Muestra información del tamaño del buzón principal - get-mailboxstatistics -identity usuario@organizacion.com -Archive | ft Displayname,totalitemsize, *archi*
#Muestra información del tamaño del buzón de archivado
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